印象头条

房地产投资组合的迅速扩张和全球化极大地增加了房地产经理与之互动的数据量。管理跨境资产、税收辖区、货币和交易是例行公事。与此同时，监管机构、投资者和租户提高了对其领域内物业的可持续发展预期，同时实施了更严格的透明度和报告要求。在这种环境下产生预期回报，需要比15年前更积极地管理收入和支出。

商业物业管理已经演变成不仅仅意味着维护账簿、收取租金和保持大堂清洁。运营商如何才能满足不断扩大的用户需求，让用户要求更多、更快、更好?物业管理软件可以帮助，但选择正确的解决方案或为您的业务解决方案需要了解过去，现在和未来的房地产技术。

在当今时代之前，利用多种技术平台来执行商业物业管理的各种元素是常态。这些系统的特点是依赖广泛分散的数据源、危险的数据传输和耗时的手工处理。丢失或不准确的数据往往是房地产经理为这种脱节的方法付出的代价。

从20世纪80年代开始，房地产经理们意识到，避免多平台集成带来的问题的最好方法就是完全避免。这种理解催生了一个“单一堆栈”技术平台，将投资会计、合并和投资者报告与在线支付、采购、在线营销和能源管理等资产级业务结合起来。这一发展将把投资组合管理技术从战术元素提升到目前的地位，成为房地产管理公司成功的基石。

端到端物业管理系统将所有前台和后台数据存储在一个单独的、连接的系统中，其潜在的好处是什么?许多商业地产管理公司报告称，独立系统的周期缩短、拥有成本降低、错误减少、效率低下。

集中化经营和市场数据的一个关键优势是，它使人们能够迅速获得关键的业绩指标和可靠的投资者报告。这一点很重要，因为立即和彻底的下钻是有效降低风险的前提——从基金层面一直到租户层面的交易和房地产业务。事实上，单堆栈方法的好处扩展到整个房地产生命周期，从通过收购和开发来筹集资本和投资管理，到租赁、估值和预测。

为什么使用这个设置可以如此容易地深入到源数据?因为基础资产操作数据库与用于投资者报告、投资组合报告和投资会计的数据库相同。定制软件或数据仓库不需要额外的成本。物业所有者和管理人员只有一个入口点，无需在平台之间重新加载数据。

与此同时，单个连接的物业管理系统可以扩展投资组合。它们可以很容易地适应多种属性类型、货币转换、税收差异、语言翻译和跨国投资组合管理的其他元素。

今天的单连接平台也让用户很容易添加移动和在线支付、公用事业账单管理、客户关系管理、设施管理、预算等技术。同样，没有数据传输，核心系统的安全特性也适用于新解决方案。

•更清晰的增长和盈利能力可视化，这对于做出明智的租赁决策、营销策略、收购、处置和风险都是必要的。•简化投资组合管理，通过单一入口进行资产管理、报告、投资会计和其他操作。•提高租户满意度的因素。•获得可靠、最新信息的投资者更有信心。•预测未来租赁交易收入增长的能力。•将建筑和开发项目的预测资本支出与当前实际支出和剩余预算保持一致。•有效管理与运营相关的可控费用，如能源。

商业地产经理可以放心地知道，哄劝不同的技术和系统相互对话、处理多个登录和花费过多的资源定制应用程序仅仅是过去时代的记忆。

单一互联的物业管理平台强化了所有业务运作的概念——从预算和预测到共同工作的会员安排等新兴趋势——作为一个整体。

例如，建筑项目经理只需在移动设备上轻敲几下就可以输入工作指令。订单自动流向后台办公室，并记录在核心物业管理软件中。调整对所有各方都是可见的，允许施工经理留在现场并准备承担下一个任务。

以前需要多个电子邮件或会议的交易审查可以在每个人同时审查同一份文件的情况下完成，并通过内置的聊天功能进行实时沟通。租赁代理可以从外地输入假设;信息将直接流向预算和预测引擎。

“对我来说，采用单一堆栈方法是一件无需思考的事情，”亚利桑那州商业地产管理公司Arcadia Management Group的总裁加里•肖(Gary Shaw)表示。“在一个地方容纳多个业务操作比在单独的数据库中更新财务和其他操作的软件要高效得多。”

在选择核心平台后，Arcadia为采购、发票处理等业务增加了新的解决方案。“在核心系统内采用采购订单和发票处理的无纸化采购支付系统，节省了时间、金钱和资源。”我们的单位发票成本下降了60%，这意味着在一年多的时间里，我们要花费数千美元和大量纸张。”肖说。“我们可以在网上收款，租户可以更新记录和续签租约。这是单栈的酷功能，允许实时记录访问和更新。”

他补充说，“当我们有单独的数据库时，我们必须在每次有财产变更时更新第三方软件。”他们谁也不跟谁说话。从管理的角度来看，这是一场灾难，浪费了大量时间。现在，所有的东西都在一个地方是很棒的。我们不需要在多个位置进行更新。所有东西都集中在一个地方。这大大节省了时间。”

综合商业物业管理系统的业务运作包括:

采购和应付账款集中物业管理软件通过将电子发票与应付账款处理系统相结合，实现了完全无纸化的从采购到支付的过程。将发票处理、路由和与跨组织的各种应付账款系统的同步集成可以消除纸张和纸张处理的成本，减少发票周期时间，并加强整个组织的流程一致性。已经记录了20%到80%的成本节约。

供应商发票被批量扫描到物业管理数据库中，转换为电子交易，并通过审批流程传递，利用物业管理平台的功能。然后通过电子转账或纸质支票付款。

可持续发展“走向绿色”已经从一个口号演变成了商业地产的主导信条。租户、地方政府和监管机构越来越多地希望他们所居住的建筑能够可持续发展。城市土地研究所报告称，“多年来，房地产一直积极关注可持续发展问题。出于自身利益和社会责任的考虑，该行业正在不顾国家政策的方向，向前推进其可持续发展绩效。最突出的例子之一是纽约市，它发起了《气候动员法案》(Climate Act)，要在未来10年内将商业建筑的温室气体排放减少至少30%，从而在2050年前将此类排放减少80%。

一个集中的物业管理平台支持可持续性的效率，就像在其他业务操作中一样，它允许一个平台进行购物、发票处理、供应商管理、支出管理和分析。在线目录——包括提供环保维护、维修和运营服务的绿色目录——可以根据公司的独特投资组合需求进行配置，从而实现统一的标准和合规的采购。

物业管理技术的革新亦有助商业物业管理公司成功推行能源消耗管理措施，以满足规管、租户及/或投资的期望。核心物业管理平台内置模块，在不牺牲住户舒适度的前提下，降低能耗和费用。自动化、集成的公用事业账单和能源管理平台提供了对能源性能和节能和效率项目的有效性的深入了解。成本和消费分析可以帮助物业经理发现错误并识别漏洞。通过连接到物业管理系统的温控器，需求响应和空置空间的远程关闭也成为可能。

纽约市最大的写字楼业主SL Green在一栋190万平方英尺的大楼里安装了智能能源优化技术，这是当今能源管理软件所能做到的一个例子。该解决方案每年节省了大约7%的供暖、通风和空调开支，并将ENERGY STAR®评分提高了58%。该公司在1.2年内获得了99%的投资回报和简单的回报。

投资者关系集中的物业管理系统将投资和物业管理业务统一为一个单一的、完全连接的组织。这让投资者很容易获得租金、每项投资的属性、市场价值、内部回报率和现金流等信息。

与物业管理平台相连接的门户网站可以向任意数量的授权用户在线提供数千页的财务报告和其他文件。这节省了大量的人力、材料和邮寄成本。此外，根据需求获取可靠信息的能力激发了现有投资者和潜在投资者的信心。

当必须使用到属性管理系统的接口时，报告报告可能需要几个小时来编译。错误可能需要数周的时间来纠正。相比之下，所有业务流程的完全集成支持通过单击按钮生成报告。例如，区域经理可以立即下钻到工具报告，如果需要，可以一直下钻到事务级别。

安装一个统一的物业管理软件系统来管理从物业到投资组合再到投资者的房地产资产，这是一项明智的举措——如果做得对的话。为成功实施铺平道路的步骤包括:

•计划彻底。这意味着通过定义目标、技术和功能需求以及实现的预期结果来最小化干扰。就应该升级什么、为什么升级、哪些选项最能满足您的需求、实现最好是逐步完成还是一次性完成等问题寻求专家的建议。•审查供应商。做好功课，看谁在行业中有最好的成功记录，为你的钱提供最好的价值，最有可能在你的业务需求发展时成为长期合作伙伴。•评估多功能性。了解您所提议的升级是否适合远程用户、多个房地产市场细分、不同的投资类型、各种各样的客户、不同的会计规则、跨国投资组合和您的业务的其他复杂需求。您还需要了解新平台是否能够随着您的需求增长而扩展。•确认钻取。能够钻取金融数据到事务级别是非常重要的，特别是当您必须遵守萨班斯-奥克斯利法案或其他监管要求时。•确定托管。由物业管理技术供应商提供的云托管服务越来越普遍。这个选项通常比维护自己的IT网络基础设施和自己处理许可、灾难恢复和网络安全更划算。•考虑外部利益相关者。寻找能够向租户、供应商和投资者提供高级报告和服务的解决方案。这些功能包括在线租户租金支付和投资者报告。正确的物业管理软件可以增强客户和潜在客户的印象，即你是一个技术先进、可靠和高效的供应商。•培训员工和客户。推出新的企业级软件需要时间和资源。可以肯定的是，一些用户的心还会留在旧的系统中，从而使有效的变更管理成为顺利采用的必要条件。教育您的团队成员关于新系统的优点，并帮助他们了解它将如何改进业务和增强他们的日常工作。告诉您的涉众您的新系统将如何为他们创造更好的体验。这也建立了对项目的热情和接受度。

在考虑新软件实现时要避免的事情包括:•低估影响。通过定义实现新软件意味着改变您进行业务的方式，理想情况下是向更好的方向发展。这就是为什么全面了解您当前的流程以及新的物业管理软件将如何影响它们是至关重要的。•称其为“仅此而已”。“一个主要的软件实现会影响到每个人，所以所有的涉众都需要从一开始就参与进来。同样值得记住的是，每个用户都代表了一个潜在的想法来源，可以使升级成为一个平稳、无痛、富有成效的实践。•范围升级。这可能是一个熟悉的实现场景。首先有一个变化。然后另一个。用不了多久，这个实现就变成了你几乎不认识的东西。这种顺序增加了成本和混乱，同时几乎保证了实现的延迟。通过确保您的项目目标被明确定义并被普遍接受，可以避免这种创伤。如果必须对项目进行更改，则要非常小心地进行管理。•做得太多。改变可能令人不安，尤其是当它是激进的时候。这就是为什么分阶段引入新软件在每次做一点的时候效果更好的原因。分阶段的方法也使演示和跟踪进度变得更容易。•坚持定制合身的衣服。定制的软件听起来很棒。但是增加项目的复杂性和成本真的值得吗?市场上最先进的房地产解决方案可以满足大多数开箱即用的需求。这就是为什么最好在升级过程中限制定制或者完全避免定制。任何潜在的定制都应该伴随着一个可靠的商业案例，证明开发和维护的成本是合理的。•保守秘密。不要把你的团队成员蒙在鼓里。一个有效的员工沟通计划可以促进对项目的接受和理解。•忽视测试和培训。创建一个在所有项目团队成员和最终用户中循环的测试计划将会带来巨大的收益。识别出每个需要接受新系统培训的人，并为他们开发基于角色的指导，也同样重要。

技术不再仅仅支持物业管理。它是收入、吸引和留住租户、利益相关者满意度和员工招聘的关键驱动力。正如普华永道(PwC)和城市土地研究所(Urban Land Institute)在其2020年年度《房地产趋势与预测》(real estate trends and forecast)中指出的那样，“房地产技术在所有房地产行业的崛起都非常迅速，预计随着竞争环境的加剧，这一趋势还会加剧。”这一趋势越来越明显地体现在商业地产管理公司将多个软件系统替换为一个单一的、集成的业务范围的系统。

“未来的房地产服务必须从建筑和系统管理发展到用户空间的综合管理。”德勤在一份研究报告中称:“在这种新模式下，经理成为了一名绩效经理，拥有先进的技术和分析工具支持的高生产率员工。”“数据是新的黄金:房地产服务提供商的未来。”

房地产技术确实正接近这一成熟水平。它正在促进创新，使效率、可见性、租户和利益相关者服务、风险降低成为可能。它还在COVID-19疫情等特殊情况下保持联系。通过了解技术的潜力并做出战略性技术选择，商业地产经理可以构建更高效、更灵活的企业。

作为Yardi的高级作家，Joel Nelson支持战略性销售和营销活动。他还曾在波音公司担任通讯专家。他获得了国际商业传播者协会(通讯卓越奖)、劳伦斯·拉根通讯公司(十大员工刊物)和洛杉矶公共传播者奖(卓越奖)的认可。乔尔在波莫纳学院获得学士学位。学习Yardi在为全球公共、私人和非盈利组织提供综合物业管理软件解决方案方面的数十年经验。